ES OBLIGATORIO GUARDAR EL CÓDIGO RESULTANTE AL PONER LA DENUNCIA PARA PODER REALIZAR LA CONSULTA DE LA MISMA EN CUALQUIER MOMENTO

1. INTRODUCCIÓN

El canal de denuncias surge como medida para proteger a todas las personas que denuncian o informan sobre casos de corrupción, fraude o violaciones de las leyes en los países de la UE.

Se busca promover la denuncia interna a través de los canales de denuncia, ayudando con ello, a la larga, a prevenir la comisión de delitos o infracciones dentro de las organizaciones y promover una cultura ética en las mismas.

Canales protegidos para evitar que se produzcan represalias contra las personas denunciantes.

El 13 de Marzo del 2023 entró en vigor la Ley 2/2023 de 20 de Febrero, reguladora de la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, conocida también como la ley de protección del denunciante de corrupción, o Ley del canal de denuncias.

2. CARACTERÍSTICAS DEL CANAL Y ALCANCE

• Permitir la confidencialidad y el anonimato

• Permitir la denuncia escrita o verbal

• Tener un protocolo de uso

• Tener un procedimiento de tramitación e investigación

• Formar al personal responsable de tratar las denuncias

• Informar y formar a la plantilla sobre el uso del canal de denuncias y sus derechos

• Registro y acuse de recibo

• Procedimiento para la supresión de datos personales

• Revisión periódica

          Cualquier persona que tenga conocimiento de una posible mala conducta dentro de la empresa u organización, tanto como clientes, proveedores etc. podrá utilizar el canal para realizar una denuncia.

3. ¿CÓMO PUEDO HACER UNA DENUNCIA?

Permite que las denuncias puedan hacerse tanto de forma escrita como verbal, para lo que se habilita una dirección de correo electrónica específica, o verbal presentándose ante las personas responsables de dicho canal de denuncias. De forma anónima o de forma confidencial.

Se garantiza la confidencialidad de los denunciantes y los denunciados, sólo tendrá acceso a dicha información los responsables del canal y aquellos autorizados.

           https://grupoandres.bizneohr.com/whistleblowing-channelhttps://grupoandres.bizneohr.com/whistleblowing-channel                         

4. DEBERES Y DERECHOS

• Derechos y deberes del denunciante

Derechos del denunciante:

o Derecho a estar informado sobre la existencia del canal

o Derecho a la confidencialidad

o Derecho al anonimato del denunciante

o Derecho a la protección de datos de carácter personal

o Derecho a la no represalia

o Derecho a ser informado de la resolución o archivo de la denuncia

Deberes del denunciante:

o Actuar de buena fe

o Aportar datos y documentos relacionados con los hechos denunciados

o Deber de confidencialidad

• Derechos del denunciado

o A que se le comunique lo antes posible el encontrarse en un proceso de investigación, como consecuencia de una denuncia presentada contra él. Esta comunicación debe contener información sobre:

 Órgano encargado de la gestión

 Hechos denunciados

 Derechos que le asisten

 Procedimiento de trámite de la denuncia

o Derecho de acceso a los datos registrados, con excepción de la identidad del denunciante y de otras personas afectadas por el expediente. Derecho de rectificación de los datos personales que puedan ser incorrectos o incompletos

o Derecho a que se le informe de la resolución o archivo de la denuncia

5. PROCEDIMIENTO

A través del enlace correspondiente :

https://grupoandres.bizneohr.com/whistleblowing-channelhttps://grupoandres.bizneohr.com/whistleblowing-channel o bien desde el código Qr se interpondrá denuncia o bien confidencial o anónima.

La denuncia incluirá si es confidencial:

- Nombre del denunciante y DNI

- Datos de contacto: teléfono, e-mail, etc.

- Contenido de la denuncia que al menos contendrá:

        . Descripción concreta de los hechos denunciados

        . Compañía afectada

        . Posibles evidencias que puedan acompañar la denuncia.

Si fuera anónima: 

- Hechos denunciados 

- Persona o departamento responsable de los mismos

- Pruebas si se tienen

- Fecha de lo ocurrido en su caso

 Se garantiza la seguridad del Canal y el correcto registro de las comunicaciones recibidas.

En el caso de denuncias verbales han de acreditarse mediante:

- Grabación de la conversación siempre que sea advertido el denunciante de la grabación de esa conservación

- A través de una transcripción completa y exacta de la conversación que deberá ser firmada por denunciante.

Dentro de los 7 días naturales siguientes a la recepción de la denuncia, se procederá a acuso de recibo de la misma. Al ser los responsables del canal de denuncias las figuras responsables de recursos humanos no se deriva dicha denuncia.

Se llevará a cabo el análisis preliminar de la denuncia con objeto de valorar si precede su tramitación.

INADMISIÓN DE LA DENUNCIA:

- Cuando el contenido no conlleve un incumplimiento de los principios y valores definidos en el código ético.

- Hechos infundados y sin acreditación alguna

- Inexistencia de indicios razonables para soportar la misma

- Descripción de los hechos de forma genérica, imprecisa o incorrecta para los cuales se dará 5 días hábiles para su aclaración

En todo supuesto de inadmisión se informará al denunciante indicando y motivando la causa inadmitida.

ADMISIÓN DE LA DENUNCIA:

En el caso de que la denuncia cumpla con los requisitos definidos, se considera admitida y se iniciará el proceso de estudio.

Si la denuncia admitida tiene relación con otro expediente ya abierto en el que se investiguen hechos sustancialmente idénticos o conexos, se podrá acordar su acumulación para su tramitación y decisión en un solo procedimiento.

Desde la decisión del análisis el responsable del canal de denuncias informará al denunciante de la admisión a trámite a 3 días hábiles desde la decisión del análisis.

De la misma manera el denunciado afectado será informado en el plazo máximo de 3 meses desde la presentación de la denuncia.

Se podría establecer un equipo de instructores para investigación de la denuncia bajo la supervisión del responsable del canal.

Se realizará un informe sobre el contenido de la denuncia:

- Infracciones detectadas

- Posibles responsables

- Riesgos definidos

- Controles establecidos

- Cuantificación de la pérdida

- Planes de acción

- Alegaciones del denunciado

Se establece un plazo máximo para la resolución del expediente de 20 días hábiles desde que está realizado el informe.

A la vista del informe puede solicitar que se amplíe excepcionalmente la investigación. Siendo no superior a 10 días hábiles.

Los responsables del canal realizan informe e informan a dirección.

Se informará por escrito mediante correo electrónico del resultado de la investigación a la persona que haya presentado la denuncia al igual que a la persona denunciada.

Se llevará a cabo registro de todo ello.

6. FORMACIÓN A LOS EMPLEADOS, GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS

La recepción de comunicaciones del CANAL DE DENUNCIAS y su tramitación, serán responsabilidad de las dos personas que lideran el departamento de recursos humanos.

Formación e información a los empleados sobre:

- La existencia, finalidad y funcionamiento del canal

- Forma de presentación de la denuncia, tramitación y plazos de resolución

- Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados.

- Incorporaciones de las modificaciones a implantar en el canal

- Elaboración informe anual

7. PERFILES RELACIONADOS CON EL CANAL

Responsables del canal de denuncias: responsables máximos de gestionar y canalizar las denuncias internas y externas, presentes en todo el proceso y deben actuar con independencia del comité de dirección.

Instructor: Miembro del departamento de RRHH encargado de realizar todos los trámites administrativos relacionados con las denuncias.

Jefe de seguridad IT: garantiza la seguridad de la información a lo largo de todo el procedimiento.

Comité de dirección: encargado de tomar la decisión final

8. CANAL DE DENUNCIAS: PLAZOS DEL PROCEDIMIENTO

FASE DE COMUNICACIÓN PLAZOS

ACUSE DE RECIBO 3 DÍAS DESDE COMUNICACIÓN DE DENUNCIA

SUPUESTOS DE DISCRIMINACIÓN 3 DÍAS DESDE COMUNICACIÓN DE DENUNCIA

FASE ANÁLISIS

ANÁLISIS DE LA DENUNCIA PARA VER SI PROCEDE 5 DÍAS HABILES DESDE LA COMUNICACIÓN DE LA DENUNCIA

COMUNICACIÓN DENUNCIANTE 3DÍAS HÁBILES DESDE LA DECISIÓN DEL ANÁLISIS

SUBSANACIÓN 5DÍAS HÁBILES DESDE LA COMUNICACIÓN DE DICHAS DEFICIENCIAS

COMUNICACIÓN AL DENUNCIADO 2MESES DESDE LA RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA

FASE DE INVESTIGACIÓN

INFORME 3MESES + 3MESES DESDE LA RECEPCIÓN DE LA DENUNCIA

ALEGACIONES DEL DENUNCIADO 10DÍAS HÁBILES DESDE LA COMUNICACIÓN DEL RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN

FASE DE INVESTIGACIÓN

RESOLUCIÓN EXPEDIENTE 20+10 DÍAS HÁBILES DESDE EL INFOME DEL INSTRUCTOR

INFORME DURANTE EL MES SIGUIENTE AL CIERRE EJERCICIO